Битрикс 24 – эффективный HR-инструмент

О кризисе и сотрудниках

Итак, в прошлой статье я сказал, что у компании есть две самые важные ценности: клиенты и персонал.

С клиентами мы с вами разобрались: решили, что CRM система жизненно необходима компаниям в период кризиса; провели анализ отечественных облачных CRM для малого и среднего бизнеса.

Перейдем к персоналу. Многие из вас скажут, кризис – это возможность снизить заработную плату своих сотрудников, ведь уволенных (пардон, сокращенных) на рынке труда стало больше. Люди толпами рыщут в поисках работы.

Вы отчасти правы, но только отчасти. Давайте копнём глубже. Кто остаётся без работы? Кого увольняют и почему увольняют? Если всех увольняют, то кто остаётся работать?

Ответ прост: увольняют тех, кто не приносит пользы, кто неэффективен, кто «просиживает штаны» от звонка до звонка.

Тех, кто нужен компании – никогда не уволят! Это непозволительная роскошь разбрасываться профессиональными кадрами. Абсолютно для любой компании.

Знаете, почему я выбрал ту компанию, где сейчас работаю в отличие от других, где мне предлагали бОльшие деньги (до этого я показал отличные результаты в страховании)?

Безусловно, причин было несколько: это и желание попробовать что-то новое, и кризис страхования рынка ОСАГО (очень не люблю обманывать людей и тем более идти против закона). Но одной из причин стал подход к выбору персонала: высокие требования к кандидату, а так же четкие регламенты, правила, кодексы корпоративного поведения. Все это говорило об одном: в компании сильная команда, сотрудников ценят, они развиваются индивидуально, что ведет развитие компании в целом.

В компании, где ты пешка, ты «падаешь» все ниже и ниже, тухнешь и, в конечном счете, оказываешься ненужным. Именно таких и увольняют в кризис.

Но представим на минуту, что клиентов стало в три раза больше? Справитесь? Вы скажите: конечно, сейчас наберем недостающих… А сколько времени пройдет на адаптацию и обучение нового сотрудника?

О роли человека в компании

Давайте взглянем на изображение: чем отличаются эти компании в части HR?

1. Можно растить персоналий, индивидуалистов. Это относится к творческим сферам, дизайнерам, маркетологам (не те, что собирают статистику, а те, кто генерируют идеи захвата рынка и реализуют их), менеджерам по продажам (да-да, хороших менеджеров по продажам мало, очень мало). Это индивидуалисты с характером, который позволяет им достигать отличных результатов.
2. Или собирать машину, где человек – пешка (или даже меньше), которая никак не влияет на процесс. Вспомним Макдональдс, Сбербанк. У них есть четко отлаженный процесс найма.

Прошу заметить интересный факт: никакой кризис не влияет на количество вакансий в больших сетях типа тех, которые я указал выше. У них всегда бешеная текучка. За счет чего они выживают и, более того, имеют успех? Да, за счет отлаженного процесса адаптации новых сотрудников, четких регламентов, системы обучения.

Так что важнее – индивидуальности или исполнители?

Однозначного ответа нет, ведь кроме величины и сферы деятельности компании есть ещё другие факторы, такие как: статус, функции работника, его положение в иерархии системы управления и т.д.

Вспомните свою организацию. Я уверен, что каждый из вас сходу скажет, кто в вашей компании индивидуальность, а кто «мало на что влияющий винтик». И самое удивительное заключается в том, что какой бы ни была организация, всегда будут винтики.

Возьмем для примера компанию, занимающуюся рекламой или дизайном. По отдельности дизайнер – это личность, но в компании 30 дизайнеров это уже винтик и им распоряжаются как ресурсом.

Всем этим несколько запутанным рассказом я хочу донести простую мысль: нам нужны регламенты, система управления персоналом, система контроля за выполнением поставленных задач, инструменты «акклиматизации» новых сотрудников.

Есть единицы людей, которые сами себя контролируют и мотивируют (именно такие люди потом вырастают в «больших» людей). Но 95% сотрудников требуют контроля! Иначе они просто обленятся и перестанут работать даже на 20% от своих возможностей.

Можно долго говорить о системе мотивации, но она не будет работать до тех пор, пока эта самая система не будет перед глазами сотрудника каждый день (и, желательно, вместе со статистикой нарастающих итогов).

Лично я считаю, что отчеты нужны не руководителям, отчеты нужны работникам!
Почему? Да потому что руководитель и так все знает, кто как работает. Главная задача - рефлексия.

HR-инструменты Битрикс24

Посмотрим на внутренний портал Битрикс24 не просто как на «классную» систему, напичканную всякими крутыми штуками и фичами, а как на эффективный инструмент управления персоналом, в который входит ряд полезных возможностей.

Контроль рабочего времени

Все очень наглядно, со статистикой, со временем прихода на работу и ухода сотрудника. Это помогает руководителю отметить тот факт, что вы задержались, к примеру, позавчера на полтора часа. Двойной положительный эффект – сотруднику похвала, его труд видят, другие сотрудники также уяснят для себя, что они должны быть дисциплинированы.

Кстати, пользовательский интерфейс не только управляет временем, но и задачами, которые также можно ставить себе! Вот как это выглядит:

График отсутствий

Всем видно, где сотрудник (в командировке, в отпуске, на больничном), а также на сколько часто отсутствует.

Управление задачами

Четкая и очень удобная система управления задачами и поручениями. Вспомните себя, сколько из полученных поручений вы вспомните через 20 минут после планерки? А как понять, что важно, а что не очень? А сколько времени на выполнение? А как распланировать время и всё успеть? Тут, необходимы помощники в тайм-менеджементе. Задачи должны быть перед глазами всегда и на виду.

Портал позволяет не только контролировать исполнение поручений, но и видеть эффективность менеджера на «расстоянии», выявлять слабые места, видеть его загруженность и т.д.

Задачи также можно ставить себе самому (и они тоже идут в отчет), это очень важно, когда сотрудники сами себе организовывают труд. Дайте им такую возможность!

Адаптация сотрудников

Откуда сотруднику черпать знания о корпоративной культуре? Кроме должностной инструкции (дай бог которую он видит один раз вскользь расписываясь под ней при устройстве на работу), он не видел других регламентов.

И это касается не только рабочих моментов, это касается внерабочей атмосферы (праздники, активный отдых, что принято в организации, какие привычки не приветствуются и т.д.). А в некоторых компаниях есть очень классные традиции, например, текила за счет компании по «пятницам 13». Работнику важна эта информация для комфортной адаптации в компании!

Для этого в Битрикс24 есть инструменты, которые удобно использовать для этих целей:

• Wiki – удобное хранилище знаний компании, можно использовать как учебник, регламент, общая информация и др. применение.
• Система дистанционного обучения. Может включать курсы не только специализируемые, но и общие, например, «история развития компании», «сильные стороны компании», те же самые «регламенты» (чтобы они не прошли незамеченными и т.д. Ну и, безусловно, специализированные курсы. Например, техники продаж, описание продаваемого продукта и т.д.

Дополнительные инструменты

• Визуальная структура компании, включающая фотографии, план-схему, где работники сидят: этаж, кабинет, стол (требуется доработка).
• Опросы позволяют узнать мнение сотрудников как анонимно, так и поименно по спорным вопросам.
• Новости компании, один из самых важных инструментов, ради которого, во многом, и приобретается Корпоративный портал. Модуль позволяет своевременно извещать сотрудников об изменениях в компании, делать объявления, сообщать о важных изменения на рынке/в законодательстве.
• Ближайшие Дни рождения. Вспомните ситуацию, когда ты спрашиваешь у коллеги: «А ты чего так вырядился?» а он тебе отвечает, а у меня сегодня ДР… конфуз…
• А как на счет CRM-системы? А причем тут HR, спросите вы? А при том, что человек видит свою KPI, свою воронку продаж. Разве это не инструмент мотивации?
• Синхронизация с 1С: ЗУП для отображения расчетного листа, отпускных и прочего.

Специализированные инструменты для HR на этом вроде бы закончились… Но есть другие классные функции, которые очень помогают сотрудникам и их можно смело назвать HR:

• Социальная сеть. Мы все немного стеснительные, проще задать вопрос в чате письменно, нежели подходить лично или даже по телефону. Кстати, портал – это ведь и удобный справочник с функцией живого поиска.
• Совместные календари для планирования.
• Бронирование переговорных.
• Единое хранилище документов для их общего редактирования.

И все это доступно с мобильника!

Нестандартные возможности портала

А теперь я немного расскажу не о стандартных возможностях портала, а о тех, которые можно «допилить».

В частности расскажу про опыт работы с ТАТФОНДБАНК и Российским Фондом Прямых Инвестиций.

ТАТФОНДБАНК – федеральный банк с государственным участием, предоставляющий все виды банковских услуг частным и корпоративным клиентам. Банк входит в число 50 крупнейших банков России по размеру активов. Татфондбанк основан в 1994 году, головной офис расположен в Казани.

Перед нами было поставлено две задачи:

• «Банк идей» – консолидирование всех идей сотрудников в одном месте. Постоянный контроль и модерация не позволяет оставить без внимания ни одно предложение.
• «Обучение» – информирование сотрудников обо всех возможностях повышения качества своих знаний и навыков в рамках корпоративного обучения.

С «Банком идей», казалось бы, все просто – все сообщения предложения пользователей складываются в одну корзину… Но не тут-то было. Ведь на этом процесс не завершен.

Мы разработали механизм, который:

• позволяет удобно представлять «паспорт» идеи для удобства фильтрации,
• включает процесс оценки общим голосованием,
• оправляет идею в цепкие руки экспертов, которые назначаются автоматически (экспертам приходит сообщение о появлении новой идеи, ставится задача).
• эксперты принимают решение о внедрении идеи, отказе от неё, либо отложить.

Я хочу подчеркнуть тот факт, что это не просто идеи – например, «а давайте устроим субботник в эти выходные?» (хотя такие тоже есть, но у такого рода идей свой бизнес-процесс - он без экспертов). Это идеи с конкретными предложениями по улучшению бизнеса. К каждой идеи прикреплялся финансовый расчет, аргументация.

«Зачем так сложно?» - спросите вы, и кто будет подавать такие сложные идеи? Идеи ведь они и есть просто идеи…

Поэтому кульминацией модуля стало создание системы поощрений. За каждую одобренную идею создать получал бонусные баллы, которые в последствие можно конвертировать в премии или в подарки от Банка.

Второй модуль, который мы разработали, а точнее переработали, это модуль обучения. Мы привнесли в него:

• индивидуальные графики прохождения обучения, наложенные на календари сотрудника,
• оптимизировали систему контроля для руководства,
• переработали систему онлайн-курсов и создали видеотеку курсов для самостоятельного изучения,
• отчеты о результатах для руководства.

Ещё один интересный проект – это система оценки персонала по методу 360. Мы реализовали ее для компании «Российский Фонд Прямых Инвестиций».

Российский Фонд Прямых Инвестиций (РФПИ) – инвестиционный фонд, созданный правительством Российской Федерации для инвестиций в лидирующие компании наиболее быстрорастущих секторов экономики. Фонд создан в июне 2011 года под руководством Президента Дмитрия Медведева и премьер-министра Владимира Путина.

Система оценки персонала по методу 360 градусов.

Знакомы ли вы с такой системой оценки персонала по методу 360/540 градусов?

Принимая решение об аттестации сотрудника и о перспективах карьерного роста сотрудника, менеджер по персоналу старается составить о нем как можно более полное представление, выявить его потребность в профессиональном росте, определить способы повышения эффективности его труда. Сделать это позволяет метод, получивший название «360 градусов». Оценка «360 градусов» – это получение данных о действиях человека в реальных рабочих ситуациях и о проявленных им деловых качествах. Информацию при этом, получают от людей, которые общаются с этим человеком на разных уровнях: руководителя, коллег, подчиненного, клиентов.

Соответственно, 360 – это внутри компании, а 540 – это ещё партнеры и постоянные клиенты.

Сотрудники заполняют специальную индивидуальную анкету о своём коллеге. Данные аккумулируются в сводный отчет.

Очень полезные данные для принятия таких решений как: назначение руководителя отдела, повышение. Ведь не всегда важны количественные показатели. Нужно понимать, как к нему относятся окружающие.

Модуль оценки KPI

Данный модуль позволяет выставлять сотрудникам цели, которые должны быть достигнуты за определенный период. А затем другие сотрудники могут оценить и оставить комментарий, насколько достигнута данная цель, и что важно, над чем требуется поработать, чтобы достичь целей. Безусловно, это субъективная оценка, но иногда только она может быть

Очень полезный инструмент, который помогает специалистам понимать, что им нужно делать, чтобы быть эффективным. Для кого-то это подтянуть знание иностранного языка и навыки публичных выступлений, а для кого-то требуется расширить знание предмета своей деятельности, пройдя, например, смежные его области специфические курсы повышения квалификации.

Другие работы

Некоторые работы, которые мы делали в сфере HR для других компаний:

• реализовали «график дежурств» для Адвокатского бюро «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры», которая оказывает широкий спектр юридических услуг, что требует достаточно серьёзного количества специалистов для поддержки качества сервиса на высшем уровне.
• Разработали механизм: «сотрудник на испытательном сроке». Ограничения к информации, пока не пройдет определённый период, либо руководитель вручную не даст доступ.
• Интегрировали корпоративный портал с Active Directory для упрощения жизни администраторов в больших компаниях,
• Создали модуль, позволяющий поздравлять сотрудников компании с должностными назначениями, получением наград и званий, бракосочетанием, рождением детей и т.д.;
• Разработали страницы поощрения за особые заслуги лучших сотрудников.
• Внедрили чек-листы для новых сотрудников: что сделать, куда сходить, какие документы предоставить, где подписаться в документе о технике безопасности и т.д.