ЦУП для Фонда Развития Дальнего Востока

Кейс также был опубликован в качестве примера разработки на основе 1С-Битрикс24 на профильном ресурсе 1С-Битрикс. С историей успеха можно ознакомиться по ссылке.

Клиент

Фонд развития Дальнего Востока (ФРДВ) учрежден в ноябре 2011 г. Решение о создании принял Наблюдательный совет государственной корпорации «Банк развития и внешнеэкономической деятельности (Внешэкономбанк)» под председательством В.В. Путина.

Фонд содействует притоку инвестиций на Дальний Восток и Байкальский регион. ФРДФ предоставляет льготное (от 5% годовых в рублях) и долгосрочное финансирование приоритетных инвестиционных проектов в различных отраслях (инфраструктура, добыча и переработка полезных ископаемых, поддержка малого и среднего бизнеса, сельское хозяйство и др.).

Фонд взаимодействует с Администрацией Президента России, Аппаратом Правительства России, Минвостокразвития России, Минэкономразвития России, Минфином России, Внешэкономбанком. ФРДВ — важный элемент единой системы государственных институтов, созданных для ускоренного развития Дальнего Востока и Байкальского макрорегионов.

Бизнес требования

ФРДВ необходим рабочий инструмент, помогающий:

• структурировать информацию по проектам;
• осуществлять координацию каждого проекта, как на уровне руководства, так и в виде локального трекера задач.

Помимо наличия двух офисов в Москве и Владивостоке, специалисты часто работают удаленно. Доступ к системе должен, с одной стороны, быть ограничен согласно уровню доступа, а, с другой стороны, быть быстрым и мобильным.

Готового решения, которое учитывает все нюансы процессов ФРДВ, на рынке нет. Существует только удобная стартовая платформа — Корпоративный портал 1С-Битрикс24, — с рядом преимуществ:

• веб-решение, что упрощает доступ к системе из любой точки мира;
• достаточный уровень обеспечения безопасности хранения данных;
• наличие встроенных полезных инструментов для управления проектами и для решения внутренних задач (социальная сеть и коммуникации, автоматизация бизнес-процессов и т.д.);
• скорость отклика при нагрузках соответствует требованиям;
• стабильность работоспособности.

Помимо соответствия индивидуальным потребностям Фонда, система должна:

• не противоречить действующему регламенту работ;
• совпадать с действиями менеджеров ФРДВ на практике.

Для решения задач мы пообщались с каждым участником процесса — от руководителя до исполнителя. Декомпозировали процесс ведения проекта до мельчайших деталей и приступили к этапу прототипирования, написания технического задания и последующей разработке.

Еще до формального старта работ, на этапе брифинга и агрегации требований, наша команда провела серьезную подготовительную работу. В прототипе, в визуальном и процессуальном представлении специалисты отдела продаж создали основу для будущего инвестиционного модуля. Выстроили и отразили схему движения инвест проекта, начиная с момента попадания пользователя в так называемую «красную кнопку», заканчивая реализацией проекта. Большинство решений, которые были заложены в логику системы на этапе выбора клиентом исполнителя, использованы при подготовке подготовки проектной документации и интерактивных прототипов.

Мария Крюкова, менеджер проекта

Результат

Визуальная составляющая стандартного портала 1С-Битрикс24 претерпела серьезные изменения. Мы оформили систему в корпоративных цветах Фонда. Центр управления проектами — закрытая внутрикорпоративная система. Вход на неё возможен с главного сайта через подачу заявки — «Красная кнопка».

Подача заявки через «Красную кнопку»

На сайте fondvostok.ru расположена кнопка «Подать заявку на финансирование». После регистрации, инициатор попадает на экран заполнения заявки. Наполнение её информацией можно разделить на несколько этапов, все данные сохраняются в системе.

Сразу после заполнения анкеты запускаются два процесса:

• Для Инициатора автоматически создается личный кабинет с возможностью отслеживать статус поданной заявки, взаимодействовать с сотрудниками Фонда, обмениваться документами. Вся коммуникация проходит в одной системе и сообщение не затеряется в электронной почте.
• В Фонде развития Дальнего Востока формируется новый проект.

Рассмотрение проекта

Процесс отбора проектов заключается в том, чтобы проанализировать поступившие в Фонд заявки на финансирование.

Карта проектов

Разработан инструмент «Карта проектов». В кратком формате представлены объемы финансирования и социальная значимость проектов для региона, например, количество рабочих мест, появившихся при поддержке Фонда развития Дальнего Востока.

Список проектов

Самый востребованный инструмент — «Список проектов».

Список имеет удобную фильтрацию: по фазам, регионам, источникам, объемам инвестиций и так далее. Отображение как в виде плиток, с расширенной информацией о проекте, так и кратко в виде списка. Каждой фазе присвоен свой цвет, который отражен на плитке проекта, где прописано название стадии и график.

Карточка проекта

При получении заявки от инициатора автоматически создается «Карточка проекта». По мере движения проекта она наполняется. Для удобства ориентирования, текущая фаза выделена цветом, а также дублируется в шапке проекта. Шапка карточки визуализирует основную информацию: менеджер, стадия, загрузка персонала.

«Карточка проекта» включает несколько разделов. Например, одноименный позволяет систематизировать большое количество информации по группам. Здесь хранятся справочные данные о проекте от заявки до начала реализации, об инициаторе и представителе, рисках проекта, выявленных на этапе работы, условиях участия ФРДВ и непосредственно финансировании проекта.

Команда проекта

Раздел «Команда проекта» позволяет увидеть всех сотрудников, задействованных в проекте, их роли и контакты.

Контакты инициатора

Нередко со стороны инициатора с представителями Фонда взаимодействует достаточно много сотрудников. Система обеспечивает пользователей инструментами быстрой и эффективной коммуникации. Из этого раздела можно подключить к личному кабинету всех желающих участвовать в проекте со стороны инициатора.

Фазы и трекер задач

В ФРДВ процесс работы над проектом построен таким образом, что на каждом этапе изучаются его различные аспекты.

При переходе на следующий этап каждому из специалистов проекта со стороны Фонда формируется задача на подготовку определенного документа. Каждой Фазе соответствует собственный список документов.

Управляет постановкой задачи куратор. Ответственному автоматически ставится задача по заранее сформированному шаблону, выставляется стандартный срок, задача привязывается к проекту и календарю сотрудника. В последующем очень удобно контролировать прогресс, и планировать срок завершения.

Блок использует модуль «Задачи» Битрикс24 и позволяет гибко настраивать права доступа, соисполнителей, наблюдателей, прикладывать файлы и оставлять комментарии. После того, как все отчеты подготовлены, куратор проекта формирует один итоговый документ, который выносится на рассмотрение корпоративных органов управления — в зависимости от стадии и статуса проекта. Принятые по итогам рассмотрения решения также включаются в карточку проекта.

Дорожная карта

На этапе реализации в соответствующем разделе размещаются отчеты, заметки и дорожная карта с отображением важных реперных точек, сроков исполнения, количества оставшихся дней до проверки.

Здесь же — общая дорожная карта по всем проектам Фонда развития Дальнего Востока. По ней настроена многофакторная фильтрация и возможность выгрузить сводные данные по выдаче.

Досье

Раздел структурно и функционально напоминает хранилище документов на жестком диске. В «Досье» собраны и распределены по папкам-фазам документы проекта. Используются возможности платформы: права доступа, версионность документов, отправка ссылки и тому подобное.

Внешние эксперты

Внешние эксперты привлекаются в больших проектах. Их специализация — финансы, юриспруденция, технические работы. Как правило, это крупные международные компании. В разделе собрана информация, начиная от контактов и заканчивая проектами, к которым эксперт привлекался.

Заседания

Ключевая возможность для руководителей и менеджеров проектов. Раздел разработан в формате календаря. Отображаются различные типы заседаний совместно или же согласно фильтрации. Система позволяет бронировать время обсуждения проекта, а также по заранее спланированной повестке подводить итоги с помощью публикации протокола. Протокол подтягивается в карточку проекта.

Модуль синхронизирован с модулем «Бронирование переговорных» и индивидуальными календарями участников. Это позволяет настраивать уведомления и отправлять приглашения автоматически всем участникам.

Сводная статистика по проектам

В системе реализована сводная статистика по всем проектам с различной фильтрацией. Агрегированная информация выгружается в excel.

Загрузка персонала

Это отдельный отчет для HR. Он формирует текущую нагрузку по всем проектам ФРДВ. Есть три варианта суммирования:

• по проектам (кто и где задействован):
• по степени загрузки сотрудников;
• по фазам (на какой фазе, какой сотрудник задействован).

В таблице отчета сотрудники разделены по направлениям — директорат и менеджмент.

Основным предметом внимания стал объем системы. Модуль База инвестиционных проектов (именно так разработку называют сотрудники Фонда) — сложносоставная, имеющая много нюансов конструкция. В модуле заинтересована большая часть сотрудников фонда. И трудность была в том, чтобы собрать на стороне клиента заинтересованных лиц, согласовать с ними правильность работы блоков, приоритеты системы, весь процесс жизни проекта от подачи заявки до опытной эксплуатации. Мы рады тому, что Сергей Гуреев, руководитель департамента информационных технологий, стал той организующей точкой, которая во многом обеспечила успех проекта. Он собирал обратную связь от всех заинтересованных лиц, фильтровал её с ними и предоставлял нам конкретные результирующие данные, сухой остаток. Конечно, некоторые спорные вопросы выносились на общее обсуждение. Реализация системы потребовала полной самоотдачи от всех участников. Большое значение сыграла слаженная, точная и спокойная работа команды разработчиков.

Мария Крюкова, менеджер проекта

Заключение

Сотрудники Фонда развития Дальнего Востока получили единый инструмент управления проектами, который:

• систематизирует всю информацию о проекте и позволяет отказаться от учета проектов в excel-таблицах;
• повышает управляемость проекта за счет трекера задач;
• сокращает время подготовки консолидированных отчетов;
• отображает загрузку персонала в реальном времени;
• предоставляет удобную площадку для коммуникации как внутри ФРДВ, так и с инициатором проекта.

За счет новой реализации Заявки «Красная кнопка»:

• все введенные данные сохраняются, и инициатор может продолжить заполнение заявки позже;
• после отправки заявки автоматически создается личный кабинет инициатора, где он видит статус обработки заявки, взаимодействует с Фондом Востока с сохранением истории переписки, а также обменивается документами;
• в системе управления проектами автоматически создается карточка проекта со всеми введенными данными, что существенно экономит время на заведение проекта.

Команда Ареал разработала и внедрила корпоративный портал, который отвечает всем требованиям. Мы уверены, что портал станет неотъемлемой частью деятельности Фонда. Сейчас агентство ведет дополнительные работы по развитию системы. Нас порадовала оперативность и точность выполненных работ. Основная часть проекта была завершена в срок. Компания проявила себя как ответственный подрядчик, который прислушивается к пожеланиям заказчика и готов предоставить свое видение или решение задачи.

Сергей Гуреев,руководитель департамента Информационных Технологий АО 
«Фонд развития Дальнего Востока и Байкальского региона»